Wie viele Gäste zur Hochzeit einladen?

Das ist die erste Entscheidung, die sich zu treffen lohnt, und die, die die meisten Paare zuletzt treffen. Jede andere Zahl im Budget folgt daraus, weil Catering — der größte Einzelposten — sich mit der Gästezahl multipliziert und sonst nichts.

Es gibt keine richtige Zahl. Aber es gibt einen Weg zu eurer, der ohne Tabellenstreit im neunten Monat auskommt.

Aktualisiert 27. August 20265 Min. LesezeitStellanza-Team

In diesem Ratgeber

Fangt beim Budget an, nicht bei der Liste
A-Liste und B-Liste, sauber gemacht
Wie viele wirklich kommen

Fangt beim Budget an, nicht bei der Liste

Die meisten schreiben eine Liste, addieren sie und erschrecken. Dreht es um: entscheidet, was ihr ausgeben könnt, teilt durch die Kosten pro Gast in eurer Region, und das ist eure Obergrenze. Dann baut eine Liste, die hineinpasst.

Die Obergrenze ist nicht das ganze Budget. In Deutschland kosten Location und Catering rund 113 Euro pro Gast, bei Gesamtkosten von etwa 220 Euro pro Person.

Gesamtbudget ÷ 220 € = ungefähr die Zahl der Gäste, die ihr euch leisten könnt. Rechnet das, bevor ihr einen einzigen Namen aufschreibt.

A-Liste und B-Liste, sauber gemacht

Eine B-Liste ist nicht unhöflich, eine schlecht geführte schon. Was funktioniert: die A-Liste früh genug einladen, dass Absagen zurückkommen, bevor ihr die zweite Welle braucht — und nie einen B-Listen-Gast so spät einladen, dass es auffällt.

Praktisch heißt das: A-Liste drei Monate vorher, B-Liste zwei Monate vorher geschlossen. Wenn dieses Fenster nicht aufgeht, ist nicht die Liste zu lang, sondern der Zeitplan zu knapp.

Sortiert die Liste in drei Stufen, bevor sie jemand sieht: sicher, wahrscheinlich, nur bei Platz.
Schickt Stufe eins zuerst, mit einem Antworttermin, der Raum für Stufe zwei lässt.
Die Stufen bleiben unter euch. Die einzige unverzeihliche Variante ist die, die ein Gast mitbekommt.
Setzt Stufe drei nicht an einen Tisch, an dem sich alle anderen längst kennen.

Wie viele wirklich kommen

Rechnet mit einer Absagequote. Bei einer Hochzeit vor Ort sagen typischerweise 10–15% ab; wenn Anreise oder Übernachtung nötig sind, sind es 20–30% oder mehr.

Das zählt, weil fast alle Locations mit einer garantierten Mindestzahl arbeiten. Wer 120 garantiert und 95 begrüßt, zahlt 120. Schätzt Absagen ehrlich und garantiert die Zahl, die ihr erwartet.

Häufige Fragen

Wie viele Gäste hat eine durchschnittliche Hochzeit?

In Deutschland etwa 71 Gäste. Die nützliche Zahl ist aber nicht der Durchschnitt, sondern euer Budget geteilt durch die Kosten pro Gast in eurer Region.

Ist eine B-Liste in Ordnung?

Ja, wenn sie so geführt wird, dass es niemand merkt. Schickt die erste Welle früh genug, damit die zweite mit normaler Vorlaufzeit ankommt.

Wie viele Gäste sagen ab?

Meist 10–15% bei einer Hochzeit vor Ort, 20–30% oder mehr bei Anreise und Übernachtung. Garantiert der Location die erwartete Zahl, nicht die eingeladene.