Template Excel gratuito per il matrimonio, con otto schede che funzionano davvero
Quasi tutti i template gratuiti risolvono un problema solo. Alla fine vi ritrovate con un file per il budget, una lista invitati a parte, una checklist che vi ha girato qualcuno via mail e nessuna certezza su quale contenga il numero di invitati aggiornato. Questo invece è un unico file Excel che tiene insieme tutto, con le schede davvero collegate tra loro.
Si scarica come normale file .xlsx. Nessun indirizzo email, nessun account, nessuna filigrana e nessuna versione a pagamento che nasconde i fogli utili. Il file viene generato nel vostro browser, quindi niente di quello che scrivete in questa pagina viene inviato da qualche parte, e potete aprire il risultato in Excel, Google Sheets, Numbers o LibreOffice.
Usatelo come brutta copia del vostro matrimonio. Quando iniziano ad arrivare le risposte e in due dovete modificare la stessa lista invitati nello stesso momento, potete spostare i dati in un account Stellanza gratuito e proseguire da lì, ma il foglio di calcolo da solo è uno strumento completo e resta vostro.
Scritto e aggiornato dal team di wedding planning di StellanzaUltimo aggiornamento
Template Excel per il matrimonio
Un pianificatore interattivo gratuito. Modificalo qui, poi stampalo o scaricalo come foglio di calcolo.
Perché si comincia quasi sempre da Excel
Organizzare un matrimonio all'inizio significa avere in mano solo incognite. Non sapete ancora la location, quante persone verranno né quanto costerà tutto questo, e ogni app vi chiede di scegliere una struttura prima di avere le informazioni per riempirla.
A un foglio di calcolo non importa. Potete aggiungere una colonna alle undici di sera perché una fiorista ha nominato un costo di consegna a cui non avevate pensato, cancellare un'intera categoria quando decidete di rinunciare alle bomboniere e tenere tre versioni della lista invitati mentre discutete sui cugini di secondo grado. È questa libertà a far durare Excel più di quasi tutti gli strumenti di pianificazione nei primi mesi.
Il prezzo da pagare è che i fogli di calcolo invecchiano in fretta e funzionano bene solo per una persona alla volta. Entrambi i problemi arrivano più avanti, quando i fornitori sono prenotati e le risposte cominciano ad arrivare. Fino a quel momento, un file costruito bene è la cosa più veloce che potete usare.
Cosa contiene il file, scheda per scheda
Il file contiene otto fogli di lavoro. Ognuno funziona anche da solo, ma i numeri passano da uno all'altro, così non vi ritrovate a riscrivere lo stesso importo in tre punti diversi.
- Panoramica: in alto la data del matrimonio, la valuta, la stima degli invitati e il budget totale; sotto, un riepilogo che si aggiorna da solo con giorni mancanti, invitati in lista, presenze confermate, soldi già pagati, soldi ancora da versare e attività completate, tutto preso dalle altre sei schede.
- Budget: una riga per ogni voce con costo stimato, preventivo e costo effettivo, acconto versato, saldo da versare e data di pagamento, più un riepilogo per categoria accanto alla tabella che somma ogni categoria mentre scrivete. Le voci a persona, come catering e bevande, si moltiplicano per le presenze confermate e nel frattempo usano la vostra stima di invitati.
- Lista invitati: una riga per invitato con nucleo familiare, nome e cognome in colonne separate, chi lo ha invitato, rapporto, indirizzo postale, email, telefono e stato della partecipazione. Nome e cognome sono divisi perché è così che li vuole qualsiasi importazione di liste invitati: il file passa senza problemi ad altri strumenti.
- Conferme RSVP: stato della risposta, posti confermati, scelta del menu, note alimentari, dati dell'accompagnatore e una data per ricontattare chi non ha ancora risposto. I nomi si compilano da soli dalla scheda Lista invitati, quindi nessun invitato va scritto due volte, e il totale dei confermati alimenta le schede Budget e Disposizione tavoli.
- Checklist: oltre quaranta attività raggruppate per quanti mesi mancano, con responsabile, scadenza e una colonna Fatto. Inserite la data del matrimonio nella scheda Panoramica e ogni attività riceve una data reale sul calendario al posto di un'etichetta vaga.
- Fornitori: referente, telefono, email, contratto firmato, costo da preventivo, acconto versato, scadenza del saldo e orario di arrivo il giorno stesso. Le ultime due colonne sono quelle che tutti rimpiangono di non aver compilato nell'ultima settimana.
- Disposizione tavoli: una riga per tavolo con la sua capienza, gli invitati assegnati e un conteggio dei posti occupati che diventa rosso quando il tavolo supera il limite. Un controllo in cima confronta i posti assegnati con le presenze confermate nella scheda Conferme RSVP.
- Programma del giorno: la giornata ora per ora, dal trucco e acconciatura all'ultimo ballo. Imposti in cima l'ora della cerimonia e l'intero programma si sposta con lei; ogni riga comincia quando finisce quella sopra, così allungare un blocco sposta il resto della serata invece di sovrapporre in silenzio due cose.
Le formule che lavorano al posto vostro
La differenza tra un template per matrimoni e uno strumento vero è se ricalcola oppure no. Quasi tutti i template gratuiti sono tabelle ben impaginate in cui ogni totale è scritto a mano, il che vuol dire che dopo due settimane sono già sbagliati.
Questo file usa funzioni comuni dei fogli di calcolo, niente di esotico, così resta leggibile e potete modificarne qualsiasi parte. Non ci sono macro, e questo significa anche che Excel non bloccherà il file né mostrerà un avviso di sicurezza all'apertura.
- Subtotali per categoria e un residuo da spendere che si aggiorna mentre scrivete
- Costi a persona che si ricalcolano ogni volta che cambiano le presenze confermate nella scheda Conferme RSVP
- Saldo da versare calcolato come preventivo meno acconti, fornitore per fornitore
- Scadenze della checklist calcolate a ritroso dalla data del matrimonio
- Formattazione condizionale che segnala pagamenti in ritardo, invitati senza partecipazione, risposte mancanti e tavoli oltre la capienza
- Un conteggio delle attività completate, così la scheda Panoramica mostra quanto manca davvero
Come impostare il file in un quarto d'ora
Il file è utile già appena scaricato, ma una breve messa a punto rende tutto il resto più semplice. Fate queste quattro cose prima di mostrarlo a qualcun altro.
- Controllate la data del matrimonio e la valuta nella scheda Panoramica. Da queste due celle dipendono tutte le scadenze e tutte le colonne con gli importi.
- Impostate un budget totale anche solo approssimativo. Un tetto di spesa che potete correggere è più utile di una cella vuota, perché rende il residuo significativo fin dal primo giorno.
- Scrivete la lista invitati per nucleo familiare invece che per singola persona. Il tempo è lo stesso e vi risparmia un pomeriggio quando dovrete intestare le partecipazioni e contare gli accompagnatori.
- Cancellate le categorie e le attività che sapete già di non usare. Un file di cui vi fidate è quello in cui ogni riga visibile significa qualcosa.
Google Sheets, Numbers e come esportare i dati in CSV
Il file è un normale .xlsx, quindi non è legato a Microsoft Excel. Caricatelo su Google Drive e apritelo con Google Sheets, oppure usate File e poi Importa dentro un foglio già esistente. Formule, totali e formattazione condizionale restano al loro posto. Apple Numbers e LibreOffice Calc lo aprono direttamente.
Google Sheets è la scelta migliore se voi due dovete modificare il file nello stesso momento, perché i file Excel nelle cartelle condivise finiscono spesso per diventare tre copie in conflitto. Excel è meglio se volete il file offline o se ci lavorate già tutti i giorni.
Conta anche riuscire a tirare fuori i dati. Calligrafi, tipografie, location e altri strumenti di organizzazione chiedono quasi sempre un CSV. Aprite la scheda Lista invitati, scegliete File e poi Salva con nome, e selezionate CSV UTF-8. Excel esporta solo il foglio attivo, che è esattamente quello che serve. Tenete una sola riga di intestazione ed evitate le celle unite: l'esportazione si importerà senza problemi ovunque.
Quando un foglio di calcolo non basta più
I fogli di calcolo sono ottimi per pianificare e pessimi per rispondere. Nel momento in cui il matrimonio smette di essere un progetto e diventa un flusso continuo di risposte in arrivo, il file inizia a essere lavoro invece che aiuto.
Ve ne accorgerete in tre momenti precisi: quando gli invitati cominciano a rispondere e qualcuno deve trascrivere ogni messaggio in una riga; quando spostare una persona di tavolo significa modificare lo stesso invitato in due schede; e quando chi state per sposare apre il file mentre lo avete aperto anche voi e uno dei due perde un'ora di modifiche.
È il momento di creare un account Stellanza gratuito e importare la scheda Lista invitati come CSV. Nomi, nuclei familiari, contatti e stato delle conferme diventano schede invitato, quindi niente di quello che avete scritto va perso. Da lì in poi gli invitati rispondono da un link personale, il numero di presenti si aggiorna da solo, la disposizione dei tavoli segue la lista aggiornata e siete in due a lavorare sullo stesso piano in tempo reale. Se volete, tenete il foglio di calcolo come archivio: lo fanno in tante coppie.
Domande frequenti
Risposte alle domande che le coppie fanno più spesso durante l'organizzazione. Rifacciamo e ricontrolliamo questo modello ogni volta che cambia lo strumento che ci sta dietro.
Questo template Excel per il matrimonio è davvero gratuito?
Quali schede contiene il file per organizzare il matrimonio?
Il file funziona con Google Sheets?
Che versione di Excel serve?
Posso esportare solo la lista invitati in CSV?
Meglio un foglio di calcolo o un'app per organizzare il matrimonio?
Come sposto il foglio di calcolo in Stellanza più avanti?
Ogni quanto conviene aggiornare il file?
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