Plantilla gratis de Excel para tu boda con ocho pestañas que funcionan
La mayoría de las plantillas de boda gratuitas resuelven un solo problema. Acabas con un archivo de presupuesto, una lista de invitados aparte, un checklist que alguien te pasó por email y ninguna certeza sobre cuál tiene el número de invitados actualizado. Esto es un único libro de Excel que lo reúne todo, con las pestañas conectadas de verdad entre sí.
Se descarga como un archivo .xlsx normal. Sin email, sin cuenta, sin marca de agua y sin versión de pago que esconda las hojas útiles. El archivo se genera en tu navegador, así que nada de lo que escribes en esta página sale de tu ordenador, y puedes abrir el resultado en Excel, Google Sheets, Numbers o LibreOffice.
Úsalo como el borrador de trabajo de tu boda. Cuando empiecen a llegar las respuestas y dos personas tengáis que editar la misma lista de invitados a la vez, puedes pasar los datos a una cuenta gratuita de Stellanza y seguir desde ahí, pero la hoja de cálculo por sí sola es una herramienta completa y se queda contigo.
Escrito y mantenido por el equipo de organización de bodas de StellanzaÚltima actualización
Plantilla de boda en Excel
Un planificador interactivo gratuito. Edítalo aquí y luego imprímelo o descárgalo como hoja de cálculo.
Por qué tantas parejas siguen empezando en Excel
Organizar una boda empieza siendo un montón de incógnitas. Todavía no sabes el sitio, ni cuánta gente vendrá, ni cuánto cuesta nada de eso, y cualquier aplicación te pide que te comprometas con una estructura antes de tener la información para rellenarla.
A una hoja de cálculo le da igual. Puedes añadir una columna a las once de la noche porque una floristería te ha mencionado un coste de entrega en el que no habías pensado, borrar una categoría entera cuando decidís pasar de los detalles y mantener tres versiones de la lista de invitados mientras discutís sobre los primos segundos. Esa libertad es la razón por la que Excel aguanta más que casi cualquier herramienta de planificación en los primeros meses.
El precio es que las hojas se quedan desactualizadas enseguida y solo sirven para una persona a la vez. Los dos problemas llegan más tarde, cuando ya hay proveedores contratados y empiezan a entrar las respuestas. Hasta entonces, un libro bien montado es lo más rápido que puedes usar.
Qué hay dentro del libro, pestaña a pestaña
El archivo tiene ocho hojas. Cada una funciona por su cuenta, pero los números pasan de una a otra, así que nunca vuelves a escribir la misma cifra en tres sitios.
- Resumen: arriba, la fecha de la boda, la moneda, los invitados estimados y el presupuesto total; debajo, un recuento en vivo de días que faltan, invitados en la lista, confirmados, dinero pagado, dinero pendiente y tareas hechas, todo tomado de las otras seis pestañas.
- Presupuesto: una fila por concepto con coste estimado, presupuestado y real, señal pagada, saldo pendiente y fecha de pago, más un resumen por categoría al lado de la tabla que va sumando cada categoría según escribes. Las filas por persona, como el catering y las bebidas, se multiplican por el número de confirmados y usan tu estimación de invitados mientras no llegan respuestas.
- Invitados: una fila por invitado con hogar, nombre y apellidos en columnas separadas, de parte de quién viene, relación, dirección postal, email, teléfono y estado de la invitación. Los nombres van separados porque es lo que espera cualquier importación de listas, así que el archivo pasa limpio a otras herramientas más adelante.
- Seguimiento RSVP: estado de la respuesta, personas que asisten, elección de menú, alergias, datos del acompañante y una fecha de seguimiento para quien todavía no ha contestado. Los nombres se rellenan solos desde la lista de invitados, así que ningún invitado se escribe dos veces, y el número de confirmados alimenta las pestañas de presupuesto y de mesas.
- Checklist: unas cuarenta tareas agrupadas por los meses que faltan, con responsable, fecha límite y una columna de hecho. Pon la fecha de la boda en la pestaña Resumen y cada tarea recibe una fecha real de calendario en lugar de una etiqueta vaga.
- Proveedores: persona de contacto, teléfono, email, contrato firmado, coste presupuestado, señal pagada, fecha del saldo y hora de llegada el día de la boda. Las dos últimas columnas son justo las que todo el mundo lamenta no haber rellenado durante la última semana.
- Mesas: una fila por mesa con su capacidad, los invitados asignados y un contador de plazas ocupadas que se pone en rojo cuando una mesa se pasa de su límite. Un control arriba compara el total de plazas asignadas con el número de confirmados de la pestaña de RSVP.
- Horario del día: la jornada de la boda hora a hora, desde el peinado y el maquillaje hasta el último baile. Fija arriba la hora de la ceremonia y todo el horario se mueve con ella; cada fila empieza cuando termina la anterior, así que alargar un bloque desplaza el resto de la noche en lugar de solapar dos cosas sin que te enteres.
Las fórmulas que trabajan por ti
La diferencia entre una plantilla de boda y una herramienta de boda está en si recalcula. La mayoría de las plantillas gratuitas son tablas con buen formato en las que cada total se escribe a mano, lo que significa que a las dos semanas ya están mal.
Este libro usa funciones de hoja de cálculo corrientes, nada raro, así que se entiende bien y puedes cambiar lo que quieras. No lleva macros, lo que además implica que Excel no bloqueará el archivo ni te mostrará un aviso de seguridad al abrirlo.
- Subtotales por categoría y un importe disponible que se actualiza según escribes
- Costes por invitado que se recalculan cada vez que cambia el número de confirmados en la pestaña de RSVP
- Saldo pendiente calculado como coste presupuestado menos señales pagadas, proveedor por proveedor
- Fechas límite del checklist calculadas hacia atrás desde la fecha de tu boda
- Formato condicional que marca pagos vencidos, invitados sin invitación, respuestas pendientes y mesas pasadas de capacidad
- Un recuento de tareas hechas para que la pestaña Resumen enseñe lo que queda de verdad
Cómo dejarlo listo en quince minutos
El archivo sirve tal cual desde la descarga, pero una configuración rápida facilita todo lo que viene después. Haz estas cuatro cosas antes de enseñárselo a nadie.
- Revisa la fecha de la boda y la moneda en la pestaña Resumen. De esas dos celdas dependen todas las tareas con fecha y todas las columnas de dinero.
- Pon un presupuesto total aproximado, aunque te equivoques. Un tope que puedes ajustar es más útil que una celda vacía, porque hace que el saldo restante tenga sentido desde el primer día.
- Escribe la lista de invitados por hogares y no por personas sueltas. Cuesta lo mismo y te ahorra una tarde cuando toque preparar las invitaciones y contar acompañantes.
- Borra las categorías y las tareas que sabes que no vas a usar. Un libro fiable es aquel en el que cada fila visible significa algo.
Google Sheets, Numbers y sacar los datos en CSV
El archivo es un .xlsx normal, así que no depende de Microsoft Excel. Súbelo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets, o usa Archivo y luego Importar dentro de una hoja que ya tengas. Las fórmulas, los totales y el formato condicional pasan igual. Apple Numbers y LibreOffice Calc lo abren directamente.
Google Sheets es la mejor opción si tu pareja y tú necesitáis editar a la vez, porque los archivos de Excel en carpetas compartidas suelen acabar en tres copias en conflicto. Excel es mejor si quieres el archivo sin conexión o ya lo usas a diario en el trabajo.
Sacar los datos también importa. Las imprentas, los calígrafos, los espacios y otras herramientas de organización casi siempre piden un CSV. Abre la pestaña Invitados, elige Archivo y luego Guardar como, y selecciona CSV UTF-8. Excel exporta solo la hoja activa, que es exactamente lo que esperan esas herramientas. Deja una única fila de encabezados y evita las celdas combinadas, y la exportación se importará sin problemas en cualquier sitio.
Dónde una hoja de cálculo deja de bastar
Las hojas de cálculo son excelentes para planificar y malas para responder. En cuanto la boda deja de ser un plan y se convierte en un goteo de respuestas, el archivo pasa de ayudar a dar trabajo.
Lo notarás en tres momentos concretos: cuando los invitados empiezan a contestar y alguien tiene que pasar cada mensaje a una fila; cuando un cambio de mesa obliga a editar al mismo invitado en dos pestañas; y cuando tu pareja abre el archivo a la vez que tú y uno de los dos pierde una hora de cambios.
Ese es el momento de crear una cuenta gratuita de Stellanza e importar la pestaña Invitados como CSV. Nombres, hogares, datos de contacto y estado del RSVP encajan en las fichas de invitado, así que nada de lo que escribiste se pierde. A partir de ahí, los invitados responden por su propio enlace, el recuento se actualiza solo, las mesas reflejan la lista actual y los dos editáis el mismo plan en vivo. Y si quieres, quédate con la hoja como archivo. Muchas parejas lo hacen.
Preguntas frecuentes
Respuestas a las preguntas que las parejas hacen con más frecuencia durante la planificación. Rehacemos y revisamos esta plantilla cada vez que cambia la herramienta que hay detrás.
¿Esta plantilla de boda en Excel es realmente gratis?
¿Qué pestañas incluye el libro de boda?
¿Funciona el archivo en Google Sheets?
¿Qué versión de Excel necesito?
¿Puedo exportar solo la lista de invitados en CSV?
¿Mejor una hoja de cálculo o una app para organizar la boda?
¿Cómo paso la hoja a Stellanza más adelante?
¿Cada cuánto conviene actualizar el libro?
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Cada una de estas páginas cubre una parte conectada del mismo flujo de planificación.
Pasa de la plantilla a la planificación real
Las plantillas te ayudan a empezar, pero lo difícil es mantener sincronizados los datos de invitados, los RSVP, las mesas y los cambios de presupuesto. Stellanza te da esa fuente única de verdad cuando estés listo para dejar atrás hojas estáticas y PDFs.